Bei der Anbindung der Planungssoftware BusinessPlanner an SAP geht es um den Import von IST-Daten aus der Finanzbuchhaltung. Diese Ist-Daten werden als Grundlage für die Planung sowie Auswertungen zu GuV und Bilanz verwendet.
Im Detail wird eine Summen- und Saldenliste aus der Finanzbuchhaltung von SAP geladen. Diese umfasst gebuchte Monatssalden je Sachkonto und ggf. Kostenstelle. Die wesentliche Datenquelle in SAP ist dafür das Hauptbuch der Finanzbuchhaltung.
Offizielle Schnittstellen-Dokumentation:
https://download.businessplanner.at/downloads/supportcenter/SAP_Schnittstelle.pdf
Die folgende Beschreibung dient als Hilfestellung und hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität. Sie geht davon aus, dass die RFC-Schnittstelle und Neues Hauptbuch verwendet wird.
SAP-Anmeldung und Berechtigungen
Für den Zugriff auf SAP-Daten wird ein Benutzer benötigt.
Der Anwender kann seinen eigenen SAP-Benutzer für den Login verwenden, oder einen speziell für den BusinessPlanner-Datenzugriff erstellten Benutzer.
Folgende Voraussetzungen muss der Benutzer erfüllen, damit er in der Schnittstelle verwendet werden kann:
- Der Benutzer muss ein Passwort in SAP haben. Eine Anmeldung via SSO wird nicht unterstützt.
- Folgende Berechtigungen sind insbesondere erforderlich:
- RFC-Berechtigungen
- Leserechte auf relevante SAP-Tabellen (Details dazu siehe Schnittstellen-Dokumentation oben)
Um nicht für verschiedene Mitarbeiter immer wieder Berechtigungen konfigurieren zu müssen, könnte ein eigener SAP-Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen (siehe unten) eingerichtet werden, z.B. „RFC_BUSINESSPLANNER“.
Dieser wird dann einmalig im BusinessPlanner eingetragen und kann für zukünftige Importe verwendet werden. Einem möglichen Kennwortablauf könnte man entgegenwirken, indem der verantwortliche Mitarbeiter sich mit diesem Benutzer z.B. einmal monatlich, quartalsweise, … im SAP-System anmeldet.
Einrichtung der Schnittstelle
Im BusinessPlanner wird ein Datenimport eingerichtet, der manuell vom Anwender gestartet wird. Im Datenimport werden die Login-Daten und Parameter für SAP eingetragen:
- Host
- System Nr.
- Sprache
- Mandant
- Buchungskreis
- Kontenplan
- Geschäftsjahr
- Auswahl Kostenstellen/Profitcenter/...
Auf diesen Wegen können Parameter ermittelt werden (ggf. unvollständig / nur stichwortartig):
- SAP / Parameter über Gateway monitor: smgw (Befehl)
- System / Status – unten rechts „host“ I SAP Gui – SAP Log.ini
- SAP System rechte Maustaste/ Eigenschaften – IP Adresse
- System number – zweistellig (entweder 00 oder 01)
- Host -> IP Adresse
Technische Hintergründe
Technisch erfolgt der Zugriff über das Modul ERPConnect von Theobald Software (https://theobald-software.com/erpconnect/). Über die RFC-Schnittstelle von SAP werden dabei die benötigten Daten direkt aus den SAP-Tabellen gelesen (Details siehe https://help.theobald-software.com/ERPConnect-EN/default.aspx?pageid=reading-sap-tables-directly-with-readtable).
Beim neuen Hauptbuch wird auf diese Tabellen zugegriffen:
- FAGLFLEXT – Hauptbuch der Finanzbuchhaltung (Summen)
- SKA1 – Sachkontenstamm (Kontenplan)
- SKAT – Sachkontenstamm (Kontenplan: Bezeichnung)
Häufige Fehler
Es werden keine Werte über die Schnittstelle geliefert
Wenn keine Werte über die Schnittstelle (RFC) geliefert werden und auch keine FM kommt ist eventuell der Buchungskreis / Kontenplan falsch. Über SAP dann direkt abfragen: GLT0 oder FAGLFLEXT: SE16
Fehlermeldung "Sie besitzen kein Kennwort"
In SAP wird Single-Sign-On verwendet, wobei der Benutzer kein eigenes Kennwort in SAP hat. Das wird nicht unterstützt.
Entweder muss dem Benutzer ein Kennwort zugewiesen werden oder ein einer SAP-Benutzer für den Datenimport in den BusinessPlanner angelegt werden.
Screenshot aus dem Datenimport – hier sieht man gut die aktuell fehlende Anmeldemöglichkeit, da der Benutzer nur SSO, aber kein Passwort in SAP hat:
